بررسی ارزش پروفرما

قبل از دست دادن برای یک معامله، شرکت‌ها اغلب در مورد شرایط معامله مانند قیمت فروش، تخفیف‌ها و تاریخ تحویل مذاکره می‌کنند. هنگامی که این مذاکره به پایان رسید، اولین قدم برای تجارت این است که یک پیش نویس اولیه از فاکتور را برای خریدار ارسال کند که محصولات قابل تحویل توافق شده را نشان دهد. این سند همچنین به عنوان یک قرارداد آزمایشی عمل می کند و به آن پیش فاکتور یا پروفرما یا پروفرما اینویس (proforma invoice) می گویند.

به طور خلاصه پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده صادر می گردد و مندرجات آن شامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا است.

واردات برخی کالاهای خاص، می‌بایست قبل از عملیاتی شدن و اختصاص ارز و همچنین قبل از انتخاب یکی از انواع روش های پرداخت در تجارت بین الملل، از نظر ارزش پروفرما و اصالت فروشنده یا تولید کننده مورد بررسی قرار گیرد.

انجام بررسی اصالت فروشنده، بررسی ماهیت و توانمندی‌های تولید کنندگان/ فروشندگان از طریق بررسی رزومه، مستندات و سوابق کاری، گواهینامه‌ها، تعداد پرسنل، گردش مالی سالیانه، ظرفیت تولید و… آن‌ها صورت می‌پذیرد. همچنین بر اساس مقررات بانکی، پروفرمای تجهیزات پروژه‌های بزرگ صنعتی و خطوط تولید وارداتی، می‌بایست قبل از عملیاتی شدن و اختصاص ارز، مورد تایید از لحاظ ارزش قرار بگیرند. فلذا بررسی ارزش پرروفرما یا به عبارتی تایید ارزش پرفرما یکی از خدماتی است که توسط شرکت های بازرسی به واردکنندگان و شرکت های بازرگانی ارائه می گردد.

اولین سندی که در هر معامله تجاری بین المللی توسط فروشنده صادر می‌گردد، پروفرما اینویس است. در واقع پس از برقراری ارتباط دو طرف معامله با یکدیگر و توافقات نهایی، سندی تحت عنوان performa invoice توسط فروشنده برای خریدار ارسال می‌شود تا خریدار اطلاعاتی همچون نحوه پرداخت، نحوه انتقال، مقدار، نام، قیمت، شرکت سازنده کالا و.. را مورد بررسی قرار دهد. وجود پروفرما اینویس در بسیاری از امور بازرگانی نظیر ثبت سفارش کالا، ترخیص کالا، خرید سهم از سیستم‌های بانکی ضروری است؛ بنابراین از آنجا که تنظیم دقیق پروفرما بسیار حائز اهمیت است، در ادامه به تحلیل و بررسی دقیق تمام جوانب آن خواهیم پرداخت.

پیش فاکتور یا پروفرما یک فاکتور اولیه است که قبل از تایید فروش برای خریدار ارسال می شود. این فاکتور موارد تحویلی مانند کالاها یا خدماتی که قرار است تحویل شود، قیمت آنها، اطلاعات حمل و نقل و تاریخ تحویل را برجسته می کند. پس از بررسی پیش فاکتور، خریدار به فروشنده چراغ سبز نشان می دهد. فروشنده اقدام به ارسال فاکتور فروش می کند و معامله شروع می شود.

زمانی که شرکت خریدار (داخلی) قصد خرید کالا را دارد به شرکت فروشنده (خارجی) درخواست پروفرما می دهد. شرکت فروشنده اقدام به تهیه یک پروفرما جهت فروش کالا می کند. پس از تایید شرکت خریدار و انجام ثبت سفارس، شرکت خریدار برای دریافت اعتبار اسنادی به یکی از بانک های گشایش دهنده اعتبار درخواست تخصیص ارز را اعلام می کند. بانک گشایش دهنده پس از بررسی برای تعلق گرفتن ارز جهت خرید کالا یا خدمات باید از صحت و بررسی ارزش پروفرما و مطابقت ارز تخصیصی اطمینان پیدا کند. در این زمان شرکت خریدار جهت دریافت تاییدیه صحت و تطابق کالا یا خدمات با پروفرما و میزان ارز درخواستی، از یک شرکت بازرسی می خواهد تا بازرسی و بررسی ارزش پروفرما را انجام دهد. در صورت تایید ارزش پروفرما از طرف شرکت بازرسی و تایید بانک گشایش کننده، ارز مورد نیاز به شرکت خریدار تعلق خواهد گرفت.

در امور تجارت خارجی انجام بررسی ارزش پروفرما، بدلیل دریافت امتیاز تخصیص ارز امری ضروری است. توصیه می شود بازرگانان و شرکتهای بازرگانی، جهت تسهیل و تسریع امور بازرگانی خود یک شرکت بازرسی مورد اطمینان را مد نظر داشته باشند. بررسی ارزش پروفرما توسط شرکتهای بازرسی مورد تایید سازمان استاندارد انجام می پذیرد. شرکت بازرسی مدارک مورد نیاز را از شرکت خریدار ( درخواست کننده ) دریافت کرده و به بررسی ارزش پروفرما و تطبیق آن با کالاهای مورد درخواست در پروفرما می پردازد. پس از تایید به بانک گشایش دهنده اعتبار، تاییدیه را اعلام می کند ؛ در نهایت تخصیص ارز به خریدار تعلق می گردد.

در هر پروفرما نکاتی مانند نام تولیدکننده، کشور مبدا، مشخصات کامل کالا و نوع بسته بندی بایستی به صورت شفاف درج شده باشد. پروفرما نباید شامل مشخصات کالا و بسته‌بندی با تعابیر مبهم و کلی باشد. برای مثال عبارت “بسته بندی مناسب حمل دریایی”  تعبیری کلی از نوع بسته بندی تلقی می شود و نباید در پروفرما ذکر شده باشد.

احراز هویت ذینفع اعتبارات اسنادی بسیار حائز اهمیت است. شعب و واحدهای ارزی هر بانک بایستی از افتتاح اعتبار به نفع فروشندگانی که صرفاً آدرس صندوق پستی (P.O.BOX) آن ها در پروفرما درج شده تا حد امکان خودداری نمایند. لازم است که بانک ها برای افتتاح اعتبارات با مبالغ قابل توجه به نفع فروشندگان تازه کار ، اقدام به اخذ اطلاعات از وضعیت مالی آنان و همچنین استفاده از خدمات شرکت های بازرسی برای بررسی ارزش پروفرما و گواهی بازرسی برای صدور اعتبارات اسنادی نمایند.

صدور پیش فاکتور در معاملات بین المللی به چند هدف صورت می گیرد:

• برای اینکه خریدار بداند از تامین کننده چه انتظاری دارد و دعوت به مذاکره شود.
• برای نشان دادن تمایل تامین کننده برای ارائه کالاها و خدمات با قیمت مورد توافق و در تاریخ موعود.
• برای تصدیق خریدار و قصد پرداخت وی.
• به عنوان یک پیشنهاد برای پروتکل های تایید خرید داخلی برای خریدار.
• برای صرفه جویی در زمان و هزینه های پردازش.
• خریدار کالا برای گرفتن ارز خارجی یا دریافت مجوز برای واردات کالای خود باید پروفرما یا همان پیش فاکتور را به مقامات دولت خود ارائه دهد.
• از طریق این پیش فاکتور افراد از حدود تقریبی قیمت‌ها آگاه می‌شوند و در صورتی‌که با قیمت مشکل نداشته باشند بین فروشنده و خریدار قرارداد فروش بسته می‌شود.
• از پروفرما می توان برای بستن قرار دادهای صادراتی در مزایدات استفاده کرد.

اگرچه پیش فاکتور یک توافق نامه قانونی نیست و فقط یک پیش نویس است، اما به علت مزایای ذکر شده در معاملات بین المللی از آن استفاده می شود ولی در عین حال پیش فاکتور سندی نیست که درخواست پرداخت در آن درج یا تضمین شده باشد.

پروفرما اینویس در کشور ما جهت ارائه به سازمان‌های مختلف و انجام امور گمرکی نظیر ترخیص کالا کاربرد دارد. ارائه پروفرما به بانک جهت دریافت تسهیلات ارزی و انتقال وجه، ارائه به سازمان تخصصی مربوطه برای دریافت مجوزهای ضروری ترخیص کالا و انجام ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت به آدرس www.ntsw.ir از مهمترین کاربردهای پیش فاکتور هستند. توجه داشته باشید هر کالایی برای ورود به کشور باید در سامانه تجارت ثبت شود؛ بنابراین اخذ پروفرما اینویس از ضروری‌ترین موارد است. اگر به عنوان خریدار قصد واردات کالا را دارید، پس از ثبت سفارش و تائید آن توسط سازمان صمت می‌توانید طبق توافقات ذکر شده در پروفرما توسط فروشنده کالا، اقدام به خرید کالا کنید.

جهت تهیه پروفرما، فروشنده نیاز به اطلاعاتی دارد که آن ها را توسط نامه LETTER OF INQUIRY از خریدار دریافت می کند.

• قیمت unit price and total amount for each item
• مبدا کالا origin of the material
• حمل و نقل shipment
• مدت اعتبار پروفرما period of validity
• زمان تحویل کالا date of delivery
• نحوه حمل shipping specification
• بازرسی  test/inspection
• شرایط پرداخت terms of payment 

برخلاف فاکتوری که دارای مجموعه ای از موارد از پیش تعریف شده برای گنجاندن است، پیش فاکتور می تواند حاوی هر چیزی باشد که در زمان ایجاد آن مرتبط باشد. از نظر شکل ظاهری، تنها تفاوت پیش فاکتور (Proforma invoice) با فاکتور فروش (Commercial invoice) این است که شماره فاکتور برای فاکتور فروش اجباری است، در حالی که در پیش فاکتور از شماره فاکتور اجتناب می شود.

موارد زیر معمولاً در پیش فاکتور گنجانده می شوند:

• عنوان سند “پیش فاکتور”
• جزئیات خریدار مانند نام شرکت، آدرس صورتحساب و آدرس حمل و نقل
• مشخصات فروشنده مانند نام ، آدرس شرکت ، شماره حساب
• شرایط پرداخت
• تاریخ ایجاد پیش فاکتور
• تاریخ انقضای پیش فاکتور
• شرح کالا یا خدمات
• قیمت کالاها و خدمات
• تعداد کالاها و خدمات
• تخفیف
• مالیات
• جمع

از سویی دیگر بهتر است در پروفرما شرایط زیر درج شود:

• شماره و تاریخ پرفورما در واقع تاریخ صدور پروفرما توسط فروشنده
• نام و  آدرس کامل فروشنده
• نام و آدرس کامل خریدار
• مشخصات کامل کالا شرح کیفی و کمی و تعداد و مقدار و وزن خالص و ناخالص
• ذکر شماره تعرفه گمرکی کالا
• مبلغ پروفرما با ذکر نوع ارز، تفکیک قیمت خالص کالا ،قیمت بسته بندی، ابعاد و قیمت حمل کالا
• نحوه خرید طبق اینکوترمزEXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
• مبدا و مقصد نهایی کالا ذکر کشور و شهر و بندر
• زمان تحویل کالا و تعیین تکلیف راجع به حمل به دفعات PARTIAL SHIPMENT
• وسیله حمل کالا و تعیین تکلیف راجع به انتقال کالا از وسیله ای به وسیله ی دیگر TRANSHIPMENT
• نحوه پرداخت وجه کالا حواله،برات،اعتبار اسنادی TERMS OF PAYMENT
• مسائل مربوط به بازرسی بین المللی کالا یا توضیح در مورد محدوده زمانی و موضوع بازرسی کالا در مبدا حمل و تعیین تکلیف در مورد هزینه
• کشور سازنده کالا COUNTRY OF ORIGIN
• مهلت اعتبار پروفرم VALIDITY OF PROFORMA
• مسئله آموزش و یا خدمات پس از فروش
• توافق بر سر تضمینات ریالی مانند ضمانت نامه حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه
• اسناد مورد درخواست خریدار و کواهی های لازم مانند لیست بسته بندی و شرایط گواهی مبدا
• تصریح در مورد هزینه تخلیه کالا