کارشناس تشکیل پرونده باید مدارک دریافتی فوق را بررسی کند. اطلاعات فرم درخواست بازرسی می بایست با اطلاعات متقاضی، پروانه ساختمان و شرکت عرضه کننده آسانسور همخوانی داشته باشند. با دریافت شماره درخواست بازرسی از متقاضی، اطلاعات درخواست بازرسی را در سامانه مدیریت بازرسی آسانسور بررسی و از صحت اطلاعات وارد شده توسط متقاضی اطمینان حاصل شود. (متقاضی می تواند مالک یا مالکین ساختمان، وکیل قانونی مالکین و یا شرکت عرضه کننده آسانسور باشد)

در صورت مشاهده مغایرت در اطلاعات واده شده بایستی به روش زیر انجام شود :

چنانچه امکان ویرایش توسط شرکت بازرسی وجود داشته باشد، باید با اخذ درخواست کتبی از متقاضی، جهت ویرایش اطلاعات در سامانه مدیریت بازرسی آسانسور این امر صورت پذیرد.

در صورتی که امکان ویرایش اطلاعات توسط شرکت بازرسی وجود نداشته باشد، باید درخواست ویرایش متقاضی را به کارشناس محترم اداره کل استاندارد استان ارجاع دهد.

تشکیل پرونده توسط متقاضی به منزله درخواست بازرسی می باشد. کارشناس هماهنگی باید پس از تشکیل پرونده، آن را در لیست نوبت بازرسی قرار دهد.

حداکثر زمان نوبت دهی برای هر مرحله بازرسی حداکثر پنج روز کاری پس از درخواست می باشد. لذا کارشناس هماهنگی موظف است ظرف مدت حداکثر یک روز نسبت به نوبت دهی آن اقدام نماید. کارشناس هماهنگی باید پرونده های لیست نوبت دهی را با توجه به منطقه محل نصب آسانسور انتخاب کرده و به صورت گردشی و تصادفی به بازرسان ارجاع دهد. کارشناس هماهنگی باید جهت هماهنگی با نماینده شرکت عرضه کننده (متقاضی) با شماره تماس هماهنگی اعلام شده در فرم درخواست بازرسی، تماس گرفته و نوبت بازرسی را با قید تاریخ و ساعت بازرسی و نام بازرس، به ایشان اعلام نماید.

جهت عدم بروز هرگونه مشکلات اعلام هماهنگی ترجیحا به صورت مکتوب انجام شود. کارشناس هماهنگی باید نوبت بازرسی را در سامانه مدیریت بازرسی آسانسور ثبت نماید.

بازرس باید پرونده های خود را از دفتر تحویل گرفته و با توجه به تاریخ و ساعت اعلام شده
به متقاضی در محل نصب آسانسور حاضر شده و نسب به بازرسی اقدام نماید.

بازرس قبل از شروع بازرسی آدرس اعلامی در فرم درخواست بازرسی را با پروانه ساختمان و همچنین کروکی اعلامی بررسی و از صحت محل نصب آسانسور اطمینان حاصل نماید. بازرس در حضور نماینده شرکت عرضه کننده  اقدام به انجام بازرسی  کند.

بازرس پس از اتمام بازرسی، با کمک چک لیست گزارش را در دو نسخه آماده و در محل پروژه به امضای نماینده شرکت عرضه کننده آسانسور می رساند.
بازرس باید در زمان بازرسی آسانسور مدارک زیر را تهیه و بررسی کند :

• چک لیست بازرسی
• فرم یافته های بازرسی
• فرم مشخصات فنی و تائیدیه اجزاء

بازرس باید پس از هر نوبت بازرسی، پرونده را به دفتر شرکت تحویل دهد. چنانچه بازرسی در نوبت اول مطابق با الزامات استاندارد ۱-۶۳۰۳ مورد تائید قرار نگیرد، شرکت عرضه کننده آسانسور پس از رفع مغایرت های مشاهده شده در نوبت اول بازرسی درخواست بازرسی مجدد به واحد بازرسی شرکت (یا شعب شرکت در استان ها) به صورت کتبی ارائه دهد. کارشناس هماهنگی واحد بازرسی پس از دریافت درخواست کتبی نوبت مجدد بازرسی، باید ظرف مدت حداکثر پنج روز کاری مجددا مطابق نوبت اول اقدام به برنامه ریزی به منظور بازرسی نماید. پس از تعیین روز بازدید و انتخاب بازرس، پرونده مورد نظر جهت نوبت مجدد بازرسی آسانسور در اختیار بازرس قرار می گیرد.

لازم به ذکر است ممکن است مغایرت هایی در زمان بازرسی مشاهده شود که لازم باشد که پرونده به کمیته فنی ارائه گردد. در خصوص مغایرت های مشاهده شده در زمان بازرسی که مدیر فنی و بازرس مربوطه نتوانند اظهار نظری نمایند، در این صورت باید مدیر فنی و یا جانشین وی پس از تهیه فرم اعلام عدم تطابق با استاندارد و پیوست مدارک عدم تطابق، صورتجلسه کمیته فنی را تنظیم و پرونده را جهت طرح در جلسه کمیته فنی مطرح نماید.

شرکت عرضه کننده آسانسور باید پس از تایید فنی بازرس مطابق با استاندارد ۱-۹۳۰۳ نسبت به اصلاح نواقص و تکمیل پرونده از قبیل نقشه و محاسبات، قرارداد سرویس و نگهداری آسانسور، بیمه نامه آسانسور، هزینه های بازرسی و … اقدام نماید و آنها را به دفتر شرکت یا شعب استانها تحویل نماید.
بازرس موظف است مدارک دریافتی را بررسی نماید و در صورت تکمیل بودن مدارک آن را به کارشناس فنی دفتر جهت بررسی مجدد تحویل دهد. در غیر اینصورت مغایرت های مشاهده شده در مدارک را به متقاضی یا شرکت عرضه کننده آسانسور اعلام نماید و آنها باید نسبت به اصلاح مجدد مغایرت های باقی مانده ی احتمالی اقدام نمایند.

پس از رفع نواقص و مغایرت های پرونده توسط متقاضی و بررسی مجدد مدارک توسط بازرس و کارشناس فنی، فرم کنترل پرونده توسط آنها تکمیل و جهت بررسی و تائید نهایی به مدیر فنی یا جاشین وی ارجاع داده می شود.

مدیر فنی و جانشین وی پس از بررسی پرونده و در صورت تائید آن، فرم کنترل پرونده بازرسی آسانسور را تائید و پرونده بازرسی را در سامانه مدیریت بازرسی آسانسور جهت صدور گواهی به کارشناسان مربوطه ارجاع می دهد.

گواهی  صادر شده، باید مطابق با دستورالعمل ادارات کل استاندارد استانها، به کارشناس محترم آن اداره کل جهت صدور نامه شهرداری ارجاع می شود. بدیهی است پس از تائید نهایی اداره کل استاندارد استان می توان گواهی صادر شده را به متقاضی یا نماینده قانونی وی ارائه نمود.